Google Drive pour synchroniser vos bases de données

[Tipic]

Bonjour à tous,

J’espère ne pas me tromper de forum.


Destiné aux utilisateurs de plusieurs ordinateurs, smartphones ou tablettes et consultation et modification de document sur le terrain.


Depuis l’année dernière je m’intéresse beaucoup à la famille des Salticidae. Je répertorie mes découvertes dans un tableur du type Excel. J’y intègre différentes données telles que taxons, lieux d’observation, sexes, dates et environnement. Ma collection modeste est à ses prémices et j’ai globalement les données en tête. Toutefois, j’ai préféré démarrer assez vite ce tableau et l’alimenter au fur et à mesure pour ne pas perdre des informations clés dont je pourrais avoir besoin ultérieurement. Je suppose que certains d’entre vous tiennent ce genre de tableaux ou de documents informatiques pour des collections bien plus importantes et donc peut-être, serez-vous intéressé par l’utilisation d’un tel outil.

Si ce tableau est pratique pour consulter son contenu, les mises à jour des données sont quant à elles, rapidement devenu une contrainte étant utilisateur de plusieurs ordinateurs (bureau, portable) mais également d’un smartphone. En effet, soit je me limitais à l’utilisation d’un seul fichier sur une unique machine soit j’avais plusieurs fois le même tableau mais avec des données différentes. Or, lorsqu’on a du temps pour saisir nos informations nous n’avons pas forcément le bon ordinateur d’ouvert. Il y a bien la clé USB qui peut servir dans ce cas-là mais le risque de la perdre ou de l’oublier ne m’apparaissait pas une solution idéale. Les mises à jour manuelles sur plusieurs fichiers ne me convenaient pas non plus !

Les outils informatiques sont nombreux et sont censés faciliter certaines tâches. Je me suis dit qu’on devait pouvoir synchroniser facilement un fichier depuis plusieurs machines. J’ai rapidement trouvé une solution simple avec l’outil Google Drive et la grande « mode » du Cloud.

Google drive offre la possibilité de stocker gratuitement jusqu’à 5 GO de fichiers (payant au-delà), de contrôler les modifications, de partager ou non et de consulter les fichiers en mode hors connexion (il est nécessaire d’utiliser le navigateur Google Chrome et d’activer l’option dans les paramètres pour chaque ordinateur). Pour le moment, l’édition sur certains fichiers (notamment les feuilles de calcul) n’est pas disponible en mode hors connexion depuis l’ordinateur ou depuis un smartphone Android ou OIs. Cette option serait vraiment avantageuse lorsque la zone n’est pas couverte par un réseau GMS ou un spot Wifi. Il faudra donc attendre d’être de nouveau connecté à un réseau pour réaliser des modifications ou que Google développe cette option. http://support.google.com/drive/bin/ans ... er=1628467

Capture d'écran du PC.
http://i82.servimg.com/u/f82/10/08/46/18/capt_p10.jpg

Malgré ce petit inconvénient, Google Drive me permet d’utiliser un seul fichier que je peux consulter ou modifier à volonté depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette ayant une connexion internet, à partir de mes identifiants personnels. Ainsi, j’ai l’assurance d’avoir un tableau mis à jour et facilement synchronisé.

Outre l’avantage de la synchronisation, je peux consulter et modifier si la connexion le permet sur le terrain mon document via un smartphone ou une tablette. Certains pratiques les notes sur papier mais personnellement je ne suis pas sûre de pouvoir me relire si j’écris dans de mauvaises conditions 

Capture d'écran du smartphone - l'interface est optimisé et pratique pour une consultation rapide d'un fichier. L'édition est limité mais suffisante pour ajouter et formater du texte.
http://i82.servimg.com/u/f82/10/08/46/18/captur10.jpg

Autre cas pratique : le partage d’un fichier. Si vous souhaitez que d’autres personnes puissent consulter ou modifier le fichier vous avez la possibilité de gérer les accès et droits d’administration. Cette option permet éventuellement de travailler à plusieurs sur un même document.

Pour ma part, Christian du forum araignées me demandait si, il pouvait exploiter mes « découvertes » sur le département de la Vendée que je prospecte fréquemment. J’ai donc un fichier avec les espèces relevées en Vendée. Je peux mettre à jour le fichier sans renvoyer systématiquement une info par si par la via un mail ou un message privé : les informations pouvant faire doublon ou se perdre. Lorsqu’un document est partagé, vous pouvez inscrire le document dans vos suivis personnels (équivalant à favoris) et configurer la réception de notification par mail pour les modifications apportées à ce dernier.


Inconvénient (si tant est que ça en soit un) : le service de base étant gratuit, il y a quelques limites d’utilisation. Les fichiers tableurs convertit au format Google ne peuvent pas dépasser 20 Mo, 400000 cellules, 256 colonnes. Par conséquent, si votre collection est très importante et qu’il y a beaucoup d’informations avec par exemple des vignettes photos, vous devrez scinder le document en plusieurs parties. Je pense que la limite de 20 Mo est dans la plupart des cas largement suffisante. Il faut également que le tableau soit pratique à utiliser dans une configuration terrain si c'est le cas. Il faut donc peu de colonnes et un accès rapide aux informations de bases.


Ce qu’il faut avoir et savoir :

Pour utiliser les outils Google, il est nécessaire d’ouvrir un compte Gmail ici (gratuit)

Support en ligne pour l’utilisation de Google Drive : http://support.google.com/drive/?hl=fr

Merci aux courageux qui auront lu jusqu'au bout et si vous avez des commentaires ou informations complémentaires, n'hésitez pas

Jerome

[gigi]

Bonjour,

Attention à l'emploi de Google (ou Dropbox, Google Drive, iCloud ) gratuit, MAIS, comme ceux-ci sont payés par la publicité... et par l’analyse et l’inspection de VOS données, vous perdez toute confidentialité et droits sur celles-ci.......

Par ailleurs, pour ce qui concerne Google, les conditions d’utilisation précisent notamment : « En soumettant des contenus à nos Services, [...], vous accordez à Google (et à toute personne travaillant avec Google) une licence, dans le monde entier, d’utilisation, d’hébergement, de stockage, de reproduction, de modification, de création d’œuvres dérivées (des traductions, des adaptations ou d’autres modifications destinées à améliorer le fonctionnement de vos contenus par le biais de nos Services), de communication, de publication, de représentation publique, d’affichage ou de distribution public desdits contenus. » En résumé Google a le droit d’utiliser VOS données pour SON usage !!!

N'oubliez jamais cela..........

[Tipic]

Bonjour,

Je ne partage pas votre avis sur la question mais c'est peut être naivement que je me fis aux règles de confidentialité expliquées là et là en détail.

Juste ces quelques mots repris des liens cités ci-dessus : Selon les termes de nos Conditions d'utilisation, "Vous conservez les droits de propriété intellectuelle que vous détenez sur ce contenu. Ce qui est à vous reste à vous."

Nous ne revendiquons la propriété d'aucun de vos contenus, y compris les textes, données, informations et fichiers que vous mettez en ligne, partagez ou stockez dans votre compte Drive


Personnellement, je comprends bien dans les liens ci dessus que Google utilise certaines informations (ou données) pour ajuster les pubs et d'autres services de manière personnel mais sûrement tout autant que les autres moteurs de recherches et divers site web qui ont des statistiques précises sur votre utilisation de leurs services.
J'utilise android sur mon mobile et j'ai accepté les conditions d'utilisation, il en va de même avec Google Drive et certains autres de leurs services. Je trouve très pratique cette synchronisation et pour ma part j'y place que des fichiers dont le contenu n'est pas hyper confidentiel. Ce n'est pas des bulletins de salaire, ni même des ordonnances médicales ...

Je pense que le gain à l'usage est très intéressant pour publier des listes d'espèces ou même des checks point enregistrés sur Google maps. C'est moderne et pratique voilà ce que j'en retiens !

Chacun fera son propre avis sur ces règles de confidentialité et jugera en conséquence l'intérêt ou pas d'y déposer un document.

Jerome